Til toppen
En effektiv innkjøpsportal

En effektiv innkjøpsportal

Deli De Luca Distribunal AS, heretter Distribunalen, er et produksjonsselskap i Norgesgruppen for 100 butikker og har følgelig sterkt behov for en rask og effektiv prosess for hele prosess fra bestilling til produksjon og utkjøring til butikk.


Norgesgruppen Data fikk oppdraget med å undersøke markedet og anskaffe for løsninger som kunne imøtekomme de krav og behov Distribunalen hadde for å effektivisere inngående bestillinger/ordre samt påfølgende produksjon og logistikk. Distribunalen hadde på det tidspunktet en bestillings- og ordreprosess håndtert i regneark. Ikke bare var dette svært tidkrevende, det var også ganske uoversiktlig. 

Etter en grundig evalueringsprosess ble det inngått kontrakt med Vitari for leveranse av Visma.net for å dekke økonomi og logistikkprosesser og Gurusoft for leveranse av innkjøpsportal.

Prosjektet

Prosessen startet med et forprosjekt med alle aktører involvert - Gurusoft, Distribunalen, Norgesgruppen Data og Vitari. Gurusoft utarbeidet løsningsskisse og forprosjektrapport for innkjøpsportalen som i praksis er systemet som alle butikker skulle forholde seg til. Gevinstmål som ble definert for prosjektet var: 

  • effektivisere bestilling i butikkene; tradisjonell nettbutikk med funksjonalitet for å gjøre det enkelt å kjøre malordre 

  • effektivisere ordrehåndtering

  • økt datakvalitet og lavere feilfrekvens

  • økt kundeservice og forbedret brukervennlighet

Prosjektgjennomføring gikk akkurat som planlagt og ble levert på tid, til ønsket kvalitet og innenfor avtalte økonomiske rammer. Det var to butikker og butikksjefer som allerede fra forprosjektet ble plukket ut som representanter for brukerne. En viktig suksessfaktor var at butikksjefene deltok i prosjektet og var pilottestet løsningen før utrulling til alle butikker.

Store gevinster

“Vi sparer ca 5 minutter per butikk, per gang de skal levere inn en ordre til oss. Da snakker vi 100 butikker, 5 minutter, 3 ganger i uken ( 25!! timer spart). Og inne på distribunalen sparer vi ca. 2,5 time hver eneste dag. Så for oss har det vært en god investering!”
- Shoana Ostadi, daglig leder Deli de Luca Distribunal AS

Alle de 25 timene som Distribunalen sparer hver uke ute i butikk er knyttet til bruk av Gurusofts netthandelsplattform - Gurusoft Ecommerce - som innkjøpsportal for butikkansatte. Butikkansatt benytter mobilen som arbeidsverktøy, scanner varenummer i butikkhyllen og skriver inn antall i bestilling for hver enkelt vare. Brukergrensesnittet er lagt opp slik at bestillinger kan tilpasses hvordan den enkelte butikk har organisert sitt innkjøp og oppleves meget brukervennlig for den enkelte. Butikkene kan nå benytte seg av både fastordre og vanlig ordre, hvor de også har muligheten til å redigere på bestillingen. 

"Det er superenkelt å gå rundt i butikken med mobilen og scanne de varer som vi ser trenger påfyll. Systemet er brukervennlig lagt opp slik at vi kan gjøre bestillingene med færrest mulige klikk og fra det utstyret vi har tilgjengelig, om det er pc eller mobil. I tillegg til å spare tid så har vi en helt annen kontroll på bestillingene vi gjør." - Fung Hoi, daglig leder hos Deli De Luca Oslo S

Alle gevinstmålene må sies å være oppnådd gjennom at alle manuelle prosesser ble digitalisert. Tydelige mål og meget godt samarbeidet mellom Vitari og Gurusoft som leverandører og Distribunalen/Norgesgruppen medvirket til dette. 

 


Se videoen hvor daglig leder for Deli De Luca Distrubinal forteller om hvordan automatisert bestilling med innkjøpsportal fra Gurusoft har bidratt til effektivisering og store besparleser.